Ata Comitê de Auditoria Estatutário 14/10/2022
Ata SEI
ATA DA REUNIÃO EXTRAORDINÁRIA DO COMITÊ DE AUDITORIA ESTATUTÁRIO
COMPANHIA ÁGUAS DE JOINVILLE – 14 DE OUTUBRO DE 2022
(CNPJ – 07.226.794/0001-55 NIRE – 42.3.0002948.3)
DATA, HORA E LOCAL: Às quatorze horas do dia quatorze do mês de outubro do ano de dois mil e vinte dois, na sede da Companhia Águas de Joinville, sito à Rua XV de novembro, 3950, bairro Glória, cidade de Joinville, estado de Santa Catarina. CONVOCAÇÃO: feita na reunião do dia 16 de setembro de 2022, e por ofício SEI 0014565217. PRESENÇAS: Presentes os seguintes membros da Companhia Águas de Joinville: Andre Chedid Daher, Fabio Rodrigo Schatzmann e Valdecio de Oliveira. Da Auditoria Interna: Ilaci Pavesi, Auditora e Waldomiro Maurer Neto, Auditor. Participaram também da reunião na condição de ouvintes: Fernando Buendgens Schneider, Diretor-Presidente, Andre Domingos Romero Castro, Diretor Administrativo e Financeiro, Kamilo Reis Carnasciali dos Santos, Diretor de Expansão e Alisson Shigueru Takahashi, Diretor Operacional. MESA: Presidiu a sessão o Sr. Fabio Rodrigo Schatzmann e o secretariou a Sra. Vladia M. M. de Brito. ORDEM DO DIA: 1) AUDI Especial 01 (Processo SEI Nº 22.1.005285-2 Contrato de Manutenção); 2) AUDI Especial 02 (Processo SEI Nº 22.1.011929-9 PLC 342021 Planilhas); 3) AUDI 03/2022 (Processo SEI Nº 21.1.014108-0 Gerenciamento de Riscos); e 4) AUDI 05/2022 (Processo SEI Nº 22.1.002847-1 Direitos dos Usuários dos Serviços Públicos). INSTALAÇÃO: Verificado o quórum necessário, representado pela presença de 03 (três) membros, a reunião foi validamente instalada e, iniciados os trabalhos. DELIBERAÇÃO: 1) AUDI Especial 01 (Processo SEI Nº 22.1.005285-2 Contrato de Manutenção): sobre o processo de Gestão de Contratos, o Diretor de Expansão esclareceu sobre a decisão de não aplicar multas complementares a ANS (Acordo Nível de Serviço), sob argumentação de desmobilização por parte da terceirizada, trazendo prejuízo a companhia e a operação básica da cidade por não haver a prestação do serviço, sinalizado pela terceirizada caso a penalidade complementar fosse aplicada. A auditoria interna alertou do risco da não aplicação de multas complementares previstas em contrato e que pode ser objeto de questionamento de órgão de fiscalização. 2) AUDI Especial 02 (Processo SEI Nº 22.1.011929-9 PLC 342021 Planilhas): foi apresentada a errata devidamente publicada, anexada ao processo, conforme SEI 0014580298. 3) AUDI 03/2022 (Processo SEI Nº 21.1.014108-0 Gerenciamento de Riscos): O Auditor Waldomiro apresentou o plano de ação da área gerenciamento de riscos, para implementar “medidas de desempenho ou indicador” na planilha de avaliação de Risco, conforme Memorando 0014372748. O CAE solicitou follow up para apresentação em janeiro de 2023. 4) AUDI 05/2022 (Processo SEI Nº 22.1.002847-1 Direitos dos Usuários dos Serviços Públicos): O Gerente Marcos Pires informou que o plano de ação está sendo elaborado a luz da nova lei do SAC, publicada recentemente. Na sequencia apresentou cronograma (Informação SEI 0014613087) para mitigar e/ou eliminar os apontamentos da Auditoria Interna, quais sejam: (a) ausência de elaboração e divulgação da carta de serviços ao usuário (ACRM/CCR): (b) ausência de avaliação continuada de pesquisa de satisfação do atendimento e dos serviços prestados, no mínimo anual e com significância estatística (ACRM/CCR): atualmente o Atendimento disponibiliza pesquisa pós-atendimento ao cliente. Hoje não temos pesquisa pós-serviço, mas a ação está prevista para ser implantada. (c) ausência de indicador de continuidade/não intermitência conforme art. 11-B do Marco do Saneamento, e mapeamento do fluxo e controle efetivo da comunicação à população/agência reguladora (CIOP): apresentado, conforme Memorando SEI 0014622626. (d) oportunidades de melhoria nas manifestações da Ouvidoria da CAJ (SGC/OUV): apresentado, conforme SEI 22.1.015126-5. (e) precariedade das estruturas físicas e administrativas dos postos de atendimento presenciais (ACRM/CCR): o nosso atendimento terá nova estrutura. O processo já está bem encaminhado. Quanto a questão das estruturas nas subprefeituras, a CAJ tem algumas restrições legais para executar benfeitorias em imóveis que não são de sua propriedade. (f) ausência do manual de atendimento ao usuário (ACRM/CCR): atualmente está disperso em nosso site, mas será agrupado e elaborado manual, via impressa e virtual para disponibilização no próprio site. (g) no canal de atendimento Contact Center: elevado número de chamadas recebidas porém não atendidas, indisponibilidade de pessoal para atendimento 24 horas, falta de treinamento dos funcionários em Saúde e Segurança do Trabalho (ACRM/CCR): além de outras melhorias apresentadas no cronograma, serão realizadas monitorias (por amostragem) das chamadas recebidas, com periodicidade mensal. O CAE reforçou que a Auditoria Interna faça os devidos follow up com as respectivas áreas, reportando ao CAE, a medida que as ações forem implementadas. ENCERRAMENTO: Nada mais havendo a tratar, o Coordenador agradeceu a presença de todos e os trabalhos foram encerrados, lavrando-se a presente Ata, que foi lida e aprovada, e segue assinada pelo Coordenador dos trabalhos da reunião, pelos membros presentes e por mim secretária.
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Documento assinado eletronicamente por Valdecio de Oliveira, Conselheiro (a), em 31/10/2022, às 08:23, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/08/2001, Decreto Federal nº8.539, de 08/10/2015 e o Decreto Municipal nº 21.863, de 30/01/2014. |
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Documento assinado eletronicamente por Andre Chedid Daher, Conselheiro (a), em 31/10/2022, às 09:06, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/08/2001, Decreto Federal nº8.539, de 08/10/2015 e o Decreto Municipal nº 21.863, de 30/01/2014. |
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Documento assinado eletronicamente por Fabio Rodrigo Schatzmann, Conselheiro (a), em 31/10/2022, às 09:19, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/08/2001, Decreto Federal nº8.539, de 08/10/2015 e o Decreto Municipal nº 21.863, de 30/01/2014. |
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A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://portalsei.joinville.sc.gov.br/ informando o código verificador 0014565218 e o código CRC C75FC41F. |
| 22.1.015310-1 |
| 0014565218v32 |
| 0014565218v32 |
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