Ata Comitê de Auditoria Estatutário 28/10/2021
Ata SEI
ATA DA REUNIÃO ORDINÁRIA DO COMITÊ DE AUDITORIA ESTATUTÁRIO
COMPANHIA ÁGUAS DE JOINVILLE – 28 DE OUTUBRO DE 2021
(CNPJ – 07.226.794/0001-55 NIRE – 42.3.0002948.3)
DATA, HORA E LOCAL: Às nove horas do vigésimo oitavo dia do mês de outubro do ano de dois mil e vinte um, na sede da Companhia Águas de Joinville, sito à Rua XV de novembro, 3950, bairro Glória, cidade de Joinville, estado de Santa Catarina. CONVOCAÇÃO: enviada por e-mail 0010848083 SEI na data de 23/10/2021. PRESENÇAS: Presentes os seguintes membros da Companhia Águas de Joinville: Daniel Augusto Hoffmann, Fabio Rodrigo Schatzmann e Valdecio de Oliveira. Participaram também da reunião na condição de ouvintes: Giancarlo Schneider, Diretor-Presidente, Kamilo Reis Carnasciali dos Santos, Diretor Técnico, Andre Domingos Romero Castro, Diretor Administrativo e Financeiro, Ilaci Pavesi, Auditora Interna, Waldomiro Maurer Neto, Auditor Interno, Ulisses Gomes, Coordenador Contábil, Carolina Bauer Moritz, Gerente Financeira, Miliane Quintino Benedet, Analista Econômico Financeiro, Marcelo Liermann, Coordenador Financeiro interno, Fernando Horst Harmel, Gerente de Suprimentos e Licitações e Juliano Jorge da Silva, Coordenador de Logística. MESA: Presidiu a sessão o Sr. Fabio Rodrigo Schatzmann e o secretariou a Sra. Vladia M. M. de B. de Menezes. ORDEM DO DIA: 1) Apresentação Plano de Ação Adiantamento de clientes (0010795130); 2) Inventário/Gestão de estoque (0010841717); 3) DSR Inativos (21.1.009338-7); 4) Renovação da Auditoria Externa (0010846844); 5) Disponibilização do Relatório do Canal de Denúncias da CAJ (0010777798) e 6) Assuntos Gerais. INSTALAÇÃO: Verificado o quórum necessário, representado pela presença de 03 (três) membros, a reunião foi validamente instalada e, iniciados os trabalhos. DELIBERAÇÃO: 1) Apresentação Plano de Ação Adiantamento de clientes (0010795130): o Sr. Marcelo Liermann, coordenador financeiro interino, fez uma breve explanação do assunto "Projeto Adiantamento de Clientes", o qual foi objeto de apontamento no relatório da auditoria externa e encontra-se "parcialmente resolvido". Após, iniciou o detalhamento do procedimento elaborado pela área, o qual deverá que ser seguido para evitar as situações que geram saldo na conta "adiantamento de clientes". Assim, foi apresentado: fluxograma, relatórios padrões a serem utilizados, os fatores que devem ser considerados na análise e tratativa adotada, os riscos e pontos de atenção para cada combinação destes fatores e o cadastro dos fatores de risco e controles para execução do procedimento no sistema. O CAE aprovou o procedimento apresentado. 2) Inventário/Gestão de estoque (0010841717): os Srs. Fernando Horst Harmel e Juliano Jorge da Silva apresentaram as ações referentes à Gestão do estoque e inventário da CAJ. Em relação ao inventário físico, objeto de apontamento da auditoria externa, foi apresentada linha do tempo (processo SEI 21.1.005021-1) desde o planejamento até a emissão do relatório pós contagem. Sobre o ponto 1.1.2 "saneamento de cadastro (endereçamento e identificação do item) foi apresentado o modelo de requisição utilizado, no qual consta o número da localização física do item. Sobre o ponto 1.1.3, o qual solicitou aperfeiçoamento na aplicação da instrução do inventário pelas equipes de contagem, foi atualizada a base de conhecimento do procedimento no sistema com a inclusão de contagens com etiquetas incorporado ao processo de inventário periódico, e também foram criadas pastas dos almoxarifados individuais de investimento. Também foram apresentadas as melhorias na estrutura física para armazenamento dos materiais. Sobre os pontos 1.1.4 Melhorias de controles de apontamentos de movimentação e 1.1.5 Itens em desuso com exposição, foram apresentadas as ações que serão realizadas em relação aos itens que não foram usados entre 30 dias e 2 anos, com a manutenção do estoque de segurança. 3) DSR Inativos (21.1.009338-7): Após análise da apresentação, o CAE aprovou o procedimento sugerido pela gerência de Gestão de Pessoas e validado pela Diretoria Executiva, visto a desproporcionalidade dos valores necessários para adequar o sistema e deixá-lo apto a regularizar o problema comparado com os valores do pagamento voluntário dos funcionários já desligados. Todavia, o CAE esclareceu que os valores devem permanecer à disposição daqueles que solicitarem o pagamento (e a Companhia deverá realizar os pagamentos que forem requeridos) até que alcance a prescrição legal. 4) Renovação da Auditoria Externa (0010846844): após análise e discussão sobre o desempenho da atual empresa, o CAE aprovou a renovação do contrato por mais 12 (doze) meses, e observou a necessidade de incluir cláusulas obrigatória referentes à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 5) Disponibilização do Relatório do Canal de Denúncias da CAJ: foi disponibilizado o relatório, conforme SEI 0010777798, e apresentado brevemente sobre a quantidade de denúncias recebidas no canal, a sua classificação de acordo com a motivação, percentual de denúncias apuradas e a natureza preponderante da denúncia. 6) Assuntos Gerais: foi apresentado o resultado da pesquisa de confiabilidade do canal de denúncia da CAJ e as propostas de mercado para operar canal terceirizados em até dois níveis (recebimento e apuração). ENCERRAMENTO: Nada mais havendo a tratar, o Coordenador agradeceu a presença de todos e os trabalhos foram encerrados, lavrando-se a presente Ata, que foi lida e aprovada, e segue assinada pelo Coordenador dos trabalhos da reunião, pelos membros presentes e por mim secretária.
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Documento assinado eletronicamente por Valdecio de Oliveira, Conselheiro (a), em 05/11/2021, às 12:08, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/08/2001, Decreto Federal nº8.539, de 08/10/2015 e o Decreto Municipal nº 21.863, de 30/01/2014. |
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Documento assinado eletronicamente por Daniel Augusto Hoffmann, Conselheiro (a), em 05/11/2021, às 13:51, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/08/2001, Decreto Federal nº8.539, de 08/10/2015 e o Decreto Municipal nº 21.863, de 30/01/2014. |
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Documento assinado eletronicamente por Fabio Rodrigo Schatzmann, Conselheiro (a), em 06/11/2021, às 09:43, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/08/2001, Decreto Federal nº8.539, de 08/10/2015 e o Decreto Municipal nº 21.863, de 30/01/2014. |
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A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://portalsei.joinville.sc.gov.br/ informando o código verificador 0010898063 e o código CRC 7B85C6F0. |
| 21.1.011804-5 |
| 0010898063v22 |
| 0010898063v22 |
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