Política de Due Diligence
Política SEI Nº 0021377611/2024 – CAJ.CONSAD
Joinville, 17 de maio de 2024.
POLÍTICA DE DUE DILIGENCE
1. OBJETIVO
Esta Política tem por objetivo estabelecer diretrizes para minimizar riscos de integridade nas contratações realizadas pela Companhia Águas de Joinville, garantindo, assim, negociações que atendam aos princípios da impessoalidade, integridade, moralidade, legalidade e transparência.
2. APLICAÇÃO
Esta Política aplica-se a todos os terceiros e colaboradores que venham a participar de processos licitatórios na Companhia Águas de Joinville, podendo a sua aplicação ser realizada de forma gradual.
3. DIRETRIZES
3.1 O processo de Due Diligence refere-se a avaliação preventiva de riscos de corrupção, reputação e integridade nos relacionamentos com fornecedores, prestadores de serviços e parceiros da CAJ, com base na avaliação de perfil, histórico de práticas de corrupção e presença em listas de restrição. Todas as informações coletadas durante a realização deste processo devem ser tratadas com confidencialidade e sigilo pela Gestão da Conformidade e demais envolvidos. Para o efetivo processo de Due Diligence devem ser consideradas ações de prevenção, detecção e correção adotados no âmbito dos processos de aquisição e contratação da CAJ, conforme informações abaixo:
3.1.1 Prevenção (diligência prévia): refere-se ao processo de estudo, análise e avaliação detalhada de informações de uma empresa alvo da negociação, visando à identificação de eventuais distorções relevantes. Para isto utiliza-se a ferramenta Formulário de Due Diligence. Este deve ser preenchido pelos terceiros que venham a participar de processos licitatórios da CAJ.
3.1.1.1 O terceiro realizará autodeclaração, com a integral responsabilidade pelas informações fornecidas.
3.1.1.2 A Gestão da Conformidade acompanhará estes questionários. Após a realização das análises de integridade (estudo e pesquisas aprofundadas sobre o terceiro em ferramentas especializadas de conformidade), emitirá seu parecer para o caso com as devidas recomendações a serem seguidas pelas áreas responsáveis pela contratação (gestor do contrato). Caso, após a análise de Due Diligence de Integridade seja identificada alguma situação de risco de corrupção, reputação ou integridade (conhecidos com "red flags"), a gestora de conformidade poderá propiciar ao fornecedor a possibilidade de esclarecer a não conformidade e anexar o documento ao processo no SEI. Se necessário, poderá solicitar parecer de outras áreas da CAJ.
3.1.2 Detecção (diligência após assinatura do contrato): refere-se a avaliação de terceiros. Acontece na etapa de avaliação do ciclo de vida do contrato, abrangendo tanto as etapas de gestão quanto de fiscalização dos contratos, gerando evidências do processo.
3.1.2.1 À luz da Lei Municipal nº 8.772/2019 a CAJ instituiu a obrigatoriedade de implantação de Programa de Integridade para terceiros que celebrarem com a Companhia contratos decorrentes de processos licitatórios. Os custos e despesas com a implantação e manutenção do Programa de Integridade ficam a cargo do terceiro, não cabendo à Companhia Águas de Joinville o seu ressarcimento. Para garantir o cumprimento da Lei, a Gestão da Conformidade instituiu o procedimento com base de conhecimento SEI "Gestão de Conformidade – Programa de Integridade de Terceiros" que visa avaliar a eficácia dos Programas de Integridade de Terceiros.
3.1.3 Correção (diligência durante contrato firmado): refere-se ao dossiê com evidências de uma não conformidade de terceiros contratados. Nesta etapa caso a não conformidade trate de um descumprimento contratual (ligado ao Regulamento de Licitações) é encaminhado a Comissão de Aplicação de Penalidade – CAP, quando trata-se de prática de corrupção/fraudes (relacionado a Lei Anticorrupção) deve-se encaminhar para Processo de Aplicação de Penalidade – PAR, maiores informações nas respectivas bases de conhecimento no SEI.
3.1.4 Constará nas minutas de edital de licitação e nos instrumentos contratuais as cláusulas necessárias à aplicabilidade e ao cumprimento desta Política.
31.5 Também poderá ocorrer a Due Diligence de Integridade por demanda, que será realizada a partir da solicitação de colaboradores que identificarem qualquer situação de suspeita ou probabilidade de ocorrência de irregularidades envolvendo fornecedores, parceiros e prestadores de serviços da Companhia Águas de Joinville. Estas serão investigadas pela gestão da conformidade que poderá solicitar apoio de outras áreas da CAJ.
4. DEFINIÇÕES
4.1 Due Diligence: Processo de avaliação preventiva de riscos de corrupção, reputação e integridade nos relacionamentos com fornecedores, prestadores de serviços, parceiros, patrocinados e beneficiários da CAJ, com base na avaliação de perfil, histórico de práticas de corrupção e presença em listas de restrição. A avaliação proposta pela Due Diligence ocorre através da resposta de um questionário com o objetivo de extrair informações relacionadas ao histórico de reputação da empresa e suas próprias práticas de combate à corrupção. Ela visa aumentar a segurança nas contratações de bens e serviços e mitigar eventuais riscos no relacionamento com nossos fornecedores, subsidiando a avaliação do Critério Integridade.
4.2 Compliance: é o conjunto de atitudes e comportamentos que visam cumprir e fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da organização, bem como evitar, detectar e tratar quaisquer desvios ou inconformidades que possam ocorrer.
4.3 Conflito de Interesse: situação provocada pelo confronto entre interesses da Companhia e de seus colaboradores, que possam comprometer negativamente os objetivos da Companhia Águas de Joinville (vide Política de Conflito de Interesses da CAJ).
4.4 Gestão de Conformidade: : sistema designado para conduzir a empresa na prevenção, detecção e correção de condutas que não estejam em conformidade com as leis, regulamentações e políticas (externas e internas) aplicáveis aos processos da empresa, que possam ser cometidos pelos seus colaboradores e terceiros, promovendo uma cultura que encoraje o cumprimento dessas regras e a adoção de uma conduta integra e ética.
4.5 Listas de Restrição: São listas disponibilizadas por órgãos públicos, em que são divulgadas as empresas que possuem algum tipo de irregularidade identificada. Alguns exemplos são: CEIS – Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas, CEPIM – Cadastro de Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas, SIAFI – Sistema de Administração Orçamentária e Financeira, COAF – Conselho de Controle de Atividades Financeiras e TCU – Tribunal de Contas da União, entre outras consideradas necessárias para o caso analisado.
4.6 Programa de Integridade: conjunto estruturado de medidas institucionais voltadas para a prevenção, detecção, punição e remediação de práticas de corrupção, fraudes, irregularidades e desvios éticos e de conduta.
4.7 Risco de Integridade: vulnerabilidade que pode favorecer ou facilitar a ocorrência de práticas de corrupção, fraudes, irregularidades e/ou desvios éticos e de conduta, podendo comprometer os objetivos da instituição.
4.8 Processo Administrativo de Responsabilização (PAR): procedimento de aplicação de penalidades quando estas envolverem situações de corrupção à luz da Lei Anticorrupção.
4.9 Comissão de Aplicação de Penalidades (CAP): comissão responsável por apurar possíveis irregularidades em contratos de fornecedores/terceirizados da CAJ.
4.10 Listas de Restrição: São listas disponibilizadas por órgãos públicos, em que são divulgadas as empresas que possuem algum tipo de irregularidade identificada.
4.11 Red Flags: situações suspeitas correspondentes a eventos que, se detectados, devem ser observados com maior atenção, por possuírem maior probabilidade de ocorrência de irregularidades.
5. PRINCÍPIOS
5.1 A Companhia Águas de Joinville zela pelos seguintes princípios em suas relações contratuais:
5.1.1 Impessoalidade: visa garantir a igualdade de tratamento entre os terceiros que estejam em idêntica situação jurídica, bem como a imparcialidade no julgamento da licitação ou da contratação direta;
5.1.2 Integridade: no âmbito das contratações realizadas pela CAJ, espera-se que o terceiro mantenha postura íntegra e atue sempre em observância aos padrões de conduta da ética voltados ao combate a irregularidades e atos ilícitos praticados contra a administração pública;
5.1.3 Moralidade: visa garantir que a atividade administrativa seja pautada não só pela lei, mas também pela boa-fé, lealdade e probidade;
5.1.4 Transparência: busca informar a todos os terceiros que a CAJ possui regras claras de mitigação de riscos que possam afetar a sua integridade nas relações contratuais.
5.1.5 Legalidade: no âmbito das contratações realizadas pela CAJ, espera-se que o terceiro mantenha sempre suas atividades dentro das legislações vigentes a este aplicáveis.
6. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES
6.1 Cabe ao Conselho de Administração:
6.1.1. Avaliar e aprovar a Política;
6.1.2. Prover apoio para o pleno funcionamento dos trâmites desta Política;
6.1.3. Cumprir e fazer cumprir a Política.
6.2. Cabe a Diretoria Colegiada:
6.2.1. Cumprir e fazer cumprir a Política;
6.2.2. Prover apoio para o pleno funcionamento dos trâmites desta Política.
6.3.Cabe a Gestão da Conformidade:
6.3.1. Esclarecer dúvidas relacionadas a esta Política;
6.3.2. Divulgar esta Política nos treinamentos periódicos de Gestão da Conformidade;
6.3.3. Emitir Relatório de Due Diligence da Integridade, com base nas informações fornecidas no Questionário Due Diligence, comunicando ao gestor do contrato caso tenha alguma possível irregularidade por parte do fornecedor.
6.4 Cabe os Colaboradores:
6.4.1. Conhecer e cumprir o disposto nesta Política;
6.4.2. Disseminar esta Política para as pessoas/empresas do seu relacionamento;
6.4.3. Denunciar as más condutas relacionadas ao assunto.
6.5 Cabe a Gerência de Suprimentos e Licitações:
6.5.1 Fazer constar nos processos de licitação a aplicabilidade e cumprimento desta Política.
6.6 Cabe ao Gestor do Contrato:
6.6.1 Comunicar ao superior imediato e a Gestão de Conformidade toda e qualquer irregularidade que caracterize o descumprimento desta Política por parte do terceiro, para as devidas orientações.
6.6.2 Avaliar os riscos de contrato em casos de receber dossiês da gestão da conformidade.
7. DISPOSIÇÕES FINAIS
7.1. A presente Política entrará em vigor na data de sua aprovação pelo Conselho de Administração e permanecerá vigente por prazo indeterminado, até que haja deliberação pelo órgão competente em sentido contrário.
7.2. O descumprimento dos dispositivos desta Política implicará em apuração de responsabilidades e aplicação de sanções nos termos dos normativos internos da Companhia, dependendo da natureza da irregularidade. A aplicação de sanções no âmbito administrativo não exclui a responsabilização civil ou penal, se for o caso, que deverão ser buscadas pela Companhia nas instâncias cabíveis, para evitar danos e reverter prejuízos eventualmente causados pela inobservância deste instrumento.
7.3. Caso algum Colaborador da Companhia tenha dúvidas sobre qual atitude deve adotar em uma determinada situação, deverá recorrer a GRC para as devidas orientações.
7.4. A Companhia Águas de Joinville incentiva seus Colaboradores e Terceiros a reportar ao canal de denúncias quaisquer condutas contrárias a essa Política. Além disso, qualquer pessoa, caso venha a ter conhecimento de situações que eventualmente possam se caracterizar como vantagens indevidas, poderão se utilizar dos referidos canais para reportá-las.
8. PRINCIPAIS DOCUMENTOS DE REFERÊNCIAS
8.1. Programa de Integridade da Companhia Águas de Joinville;
8.2. Política de Integridade da Companhia Águas de Joinville;
8.3. Código de Conduta e Ética aplicado a Funcionários Companhia Águas de Joinville;
8.4. Código de Conduta e Ética aplicado a Fornecedores Companhia Águas de Joinville;
8.5. Política de Conflito de Interesses da Companhia Águas de Joinville.
8.6. Lei Municipal nº 8.772, de 05 de dezembro de 2019, que dispõe sobre a instituição de Programas de Integridade nas pessoas jurídicas que contratarem com a Administração Pública Municipal.
8.7. Lei Federal nº 13.303, de 30 de junho de 2016, que dispõe sobre o estatuto jurídico da empresa pública, da sociedade de economia mista e de suas subsidiárias, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
8.8.Lei Federal nº 12.846, de 01/08/2013, que dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira.
Esta política foi aprovada na reunião do Conselho de Administração dia 25/04/2024.
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Documento assinado eletronicamente por Sidney Marques de Oliveira Junior, Diretor (a) Presidente, em 17/05/2024, às 16:54, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/08/2001, Decreto Federal nº8.539, de 08/10/2015 e o Decreto Municipal nº 21.863, de 30/01/2014. |
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Documento assinado eletronicamente por Fabio Rodrigo Schatzmann, Conselheiro (a), em 24/05/2024, às 09:16, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/08/2001, Decreto Federal nº8.539, de 08/10/2015 e o Decreto Municipal nº 21.863, de 30/01/2014. |
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A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://portalsei.joinville.sc.gov.br/ informando o código verificador 0021377611 e o código CRC B174A525. |
| 20.1.012181-8 |
| 0021377611v3 |
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